Comment réussir dans la gestion de l’intégration des projets

Le processus de gestion de l’intégration des projets a pour objectif de coordonner toutes les activités de chaque projet. Il concerne toutes les phases ou étapes du projet : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture. Ce diagramme montre les sept processus de gestion de l’intégration des projets, les phases du projet concernées par chacun de ces processus et les principaux livrables de chaque processus.

 

Première étape : Processus d’élaboration d’une charte de projet

La première étape consiste à élaborer une charte du projet. Ce processus permet de lancer le projet et de résumer les objectifs, les étapes à mettre en œuvre pour mener à bien le projet, les parties prenantes et le chef de projet. Document d’une page, la charte du projet constitue la feuille de route qui orientera l’ensemble du projet et le contrat avec toutes les parties prenantes du projet. 
 
Ce diagramme montre les intrants, les outils et les techniques ainsi que les résultats du processus de charte du projet.

La charte du projet est la principale source d’informations sur le projet et définit ses limites. Elle est l’ancre du projet. Les éléments du diagramme doivent :

• Indiquer le titre et la description du projet
• Indiquer les besoins et l’analyse de rentabilité de votre entreprise
• Répertorier les objectifs du projet
• Décrire les risques
• Identifier les ressources et technologies du projet
• Répertorier les objectifs et les livrables
• Décrire les exigences en matière de documentation
• Identifier le chef de projet et les principales parties prenantes
• Inclure les rôles et responsabilités du chef de projet et des membres de l’équipe
• Définir le budget

Le processus de charte du projet consiste également à obtenir l’adhésion des parties prenantes, qui donne au chef de projet le pouvoir de mettre en œuvre tout ce qui relève du champ d’application du projet. La charte décrit la relation avec les clients internes et externes ainsi que les modalités de vos communications sur l’avancement du projet en tant que responsable.

Les méthodes de sélection de projets peuvent inclure les méthodes numériques suivantes :

• Modèle d’évaluation des avantages (ou approche comparative) : Le délai de rentabilité et l’analyse coûts-avantages (taux de rendement).
• Le modèle mathématique (ou optimisation contrainte) : Approches linéaires et multi-objectifs du projet.

Vous pouvez également utiliser des méthodes non numériques pour sélectionner le projet. Par exemple, la haute direction peut appeler ce projet de ses vœux (une « vache sacrée »), ou ce projet peut présenter une nécessité d’ordre concurrentiel. Commencez à élaborer une charte de projet à l’aide de ce modèle.

Les Modèles et lignes directrices de charte de projet pour toutes les entreprises vous proposent des informations complémentaires sur les chartes de projet et vous permettent de télécharger d’autres modèles de chartes de projets. 

Deuxième étape : Processus d’élaboration d’un énoncé de portée préliminaire

Le deuxième processus consiste à élaborer l’énoncé de portée préliminaire. Ce processus consiste à identifier les éléments qui feront partie du projet et ceux qui en seront exclus. Cette étape vous aidera à affecter les meilleures ressources au projet, dans les délais et le budget prévus.
 
Ce diagramme montre les intrants, outils et techniques, ainsi que les résultats du processus d’énoncé préliminaire de la portée du développement.

 
Ce document rassemble toutes les exigences du projet pour vous permettre de respecter les objectifs et échéances définis. Ce processus comprend généralement des entretiens avec les parties prenantes, une évaluation des facteurs susceptibles de peser sur le projet et un plan pour évaluer les livrables. L’énoncé de la portée doit inclure les éléments suivants :

• Objectifs du projet
• Buts
• Tâches
• Parties prenantes
• Liste des exigences du projet
• Ressources
• Budget
• Programme
• Processus de demande de modification
• Méthodologies de communication

L’énoncé de portée doit être complet, exact et clairement défini, car il s’agit de votre moyen de défense contre la dérive des objectifs. Dans le cadre de la gestion de l’intégration du projet, ce document oriente la prise de décision lorsque des modifications sont demandées ou lorsque d’autres événements inattendus modifient le projet.

Ce document peut également être considéré comme un cahier des charges (CdC) ou des Termes de référence (TdR) à partager entre les parties prenantes. Il constitue le point de référence clé lorsque des questions sont soulevées ou des changements sont demandés. Il fournit une orientation pour le projet et un moyen de résoudre les litiges et d’éviter les problèmes.

Vous trouverez un plan et un modèle de cahier des charges ici. 

Troisième étape : Processus de plan de gestion de projet

Le processus de plan de gestion de projet consiste à développer le plan directeur du projet. Ce plan de gestion de projet saisit, définit et combine tous les documents de planification et fournit une base de référence pour la portée, les coûts et le calendrier. Ce plan oriente la manière dont vous gérez, exécutez et contrôlez le projet.

Ce diagramme montre les intrants, outils et techniques, ainsi que les résultats du processus de plan de gestion du projet de développement.

Ce processus intègre de nombreux domaines de connaissances PMBOK et regroupe d’autres plans de gestion, y compris la gestion des coûts, la gestion de la portée, la gestion des exigences, la gestion des calendriers, la gestion des risques, la gestion de la qualité, les ressources humaines, la communication, la gestion des parties prenantes et la gestion des achats.

Le plan doit être suffisamment clair pour orienter le projet, mais doit également être suffisamment flexible pour évoluer au cours de son exécution. Il doit faire en sorte que toutes les parties sachent ce que l’on attend d’elles, et à quel moment. En outre, les meilleurs plans sont ceux qui garantissent une culture de communication ouverte au sein de l’équipe et incluent des séances de formation pour assurer la réussite et le perfectionnement professionnel de chaque personne.

L’une des manières d’assurer le respect des délais et du budget consiste à avoir recours à une structure de répartition des tâches (SRT). Le PMBOK décrit cet élément comme un livrable clé du projet qui divise le travail en une structure hiérarchique d’étapes plus petites. Chaque membre de l’équipe de projet connaît le calendrier, le budget et les livrables de chaque étape. La SRT montre l’affectation des ressources et fournit un calendrier qui met tout le monde sur la même longueur d’onde.

Vous trouverez ici plusieurs modèles de schémas et de diagrammes SRT. 

Les bases du calendrier, le rapport coût-performance et la portée constituent d’autres éléments essentiels du plan de gestion de projet. Utilisez-les dans le cadre de la gestion de l’intégration des projets pour surveiller l’alignement des activités avec le plan approuvé. Les bases de référence peuvent être officiellement modifiées, mais tout changement doit être documenté pendant la gestion du projet.

Le plan de gestion de projet doit également s’appuyer sur toutes les informations historiques (données sur les projets antérieurs) susceptibles d’orienter les activités en cours. Ces documents peuvent inclure des rapports finaux, contrats et CdC que d’autres équipes ont utilisés pour des projets antérieurs, ou encore des discussions informelles avec les personnes impliquées dans des projets antérieurs. La documentation relative aux projets clôturés peut aider le chef de projet à planifier et à exécuter le projet en cours.

Dans le cadre du processus de planification, tenez compte des politiques des organisations impliquées dans le projet. Par exemple, réfléchissez aux contrôles financiers tels que les codes comptables, les examens des dépenses et les révisions de contrats. Le chef de projet doit se tenir au courant des politiques qui régissent les audits, l’embauche et le licenciement ainsi que les performances du personnel.

Vous pouvez également envisager d’utiliser un système d’information de gestion de projet (SIGP) pour créer le calendrier du projet, affecter des ressources et suivre les étapes du projet. Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à planifier et à surveiller le projet en temps réel, où que vous soyez. Si vous envisagez d’acheter un logiciel, assurez-vous que chaque membre de l’équipe y aura accès et bénéficiera d’une formation pour utiliser le système régulièrement. Sinon, vos mises à jour de rapport ne seront pas exactes ou opportunes.

Une fois le plan élaboré, les parties prenantes et les membres de l’équipe doivent se réunir pour obtenir l’adhésion, communiquer les objectifs et les livrables et lancer officiellement le projet. L’énoncé de portée ou le plan de projet doit décrire un processus à mettre en œuvre en matière de changements. Le chef de projet examinera tout changement à travers le prisme des objectifs et buts du projet.

Gardez à l’esprit qu’au cours de ce processus, certains facteurs limitent le plan. Par exemple, le budget établi peut limiter la portée, le coût, les ressources humaines et le calendrier. Les autres contraintes comprennent les conditions géographiques, les politiques juridiques et les questions culturelles. Vous devez être disposé à réaliser des arbitrages entre ces contraintes. Le plus grand défi peut consister à gérer les opinions des principales parties prenantes et leurs attentes à l’égard du projet au fur et à mesure de sa mise en œuvre. Ainsi, la réunion de lancement est essentielle pour gérer les attentes et le processus de résolution de tout changement ou conflit.

Quatrième étape : Processus de travail Diriger et gérer le projet

Le processus de travail Diriger et gérer le projet se concentre sur l’exécution du plan de projet. Les membres de l’équipe accomplissent les tâches qui leur sont affectées et le chef de projet intègre toutes les activités dans le projet global en fonction des objectifs définis. Ce processus représente le travail de gestion de projet au quotidien et englobe la réponse aux questions, l’organisation de réunions d’avancement, la fourniture de mises à jour aux parties prenantes et la direction de l’équipe.

Ce diagramme montre les intrants, outils et techniques, ainsi que les résultats du processus de travail de projet d’orientation et de gestion.

L’objectif de ce processus est de maintenir le projet sur la bonne voie. Recherchez activement des écarts par rapport au plan et identifiez rapidement les mesures correctives. Il existe deux approches :

• Action préventive : Vise à faire en sorte que l’activité reste alignée sur le plan de gestion de projet.
• Mesure corrective : Réponse apportée après la détection d’une activité non conforme au plan.

Au fur et à mesure que l’équipe met en œuvre le plan, vous pouvez recevoir des rapports sur les défauts des composantes du projet. Une étape clé de ce processus consiste à déterminer si vous pouvez modifier le composant (la réparation d’un défaut) ou si vous devez le remplacer. N’oubliez pas que ces actions peuvent toutes avoir des répercussions sur le calendrier, le budget et la qualité du projet.

Ne soyez pas surpris si des demandes de changement surgissent au fur et à mesure que le projet est mis en œuvre. Ces demandes passent par le processus de suivi et de contrôle (voir ci-dessous). Votre projet doit s’appuyer sur un système d’autorisation qui décrit les rôles habilités à prendre des décisions concernant les changements de portée, le budget, le calendrier, les livrables, les mesures correctives, etc. Une fois qu’un changement a été officiellement approuvé, le processus de travail Diriger et gérer le projet le met en œuvre.

L’une des manières d’éviter la dérive des objectifs au cours de ce processus consiste à bien comprendre les facteurs environnementaux de l’entreprise (FEE) pour votre projet. Si vous avez clairement identifié la culture et la structure de votre organisation ainsi que l’environnement réglementaire et les clients et marchés de votre projet, vous disposez d’un guide pour diriger et gérer le projet.

Cinquième étape : Processus de travail Suivi et contrôle du projet

Le processus de travail Suivi et contrôle du projet et le processus de travail Diriger et gérer sont étroitement liés. Les deux étapes contribuent à l'exécution, suivent la mise en œuvre du projet et fournissent des contributions au processus de contrôle intégré des changements (l’étape suivante). Ce qui fait la singularité de ce processus, c’est que vous contrôlez la portée, le calendrier, les coûts, la qualité, les communications, les risques, les approvisionnements et l’implication des parties prenantes.

Ce diagramme montre les intrants, outils et techniques, ainsi que les résultats du processus de travail de projet de suivi et de contrôle.

Au cours de cette étape, le chef de projet examine, documente et rend compte de l’avancement du projet. L’une des principales responsabilités consiste à mesurer en permanence l’avancement du projet : où en êtes-vous du point de vue du calendrier et du budget ? Dans quels domaines êtes-vous en retard ? Les données que vous recueillez ont deux fonctions : elles permettent à la fois d’éviter la dérive des objectifs si le projet semble dépasser ses objectifs initiaux et de mettre en évidence les problèmes qui nécessiteront des mesures correctives.

Le chef de projet contrôle le projet, mais peut avoir besoin de créer des demandes de changement au cours de ce processus pour atteindre les objectifs de performance du plan. Ces demandes sont généralement soumises au processus de contrôle intégré des changements pour examen. Si le changement est approuvé, il sera mis en œuvre dans le cadre du processus de travail Diriger et gérer, et les documents de planification devront refléter ces changements.

La gestion de l’intégration des projets consiste également à évaluer les changements provenant de diverses unités de travail et à mesurer les changements individuels par rapport aux livrables globaux du projet. Préparez-vous à arbitrer entre les différentes parties prenantes afin d’assurer la qualité et la rapidité d’exécution de l’ensemble du projet.

Sixième étape : Processus intégré de contrôle des changements

Le processus intégré de contrôle des changements permet de s’assurer que toute demande de changement du projet est reçue, examinée et acceptée ou rejetée en fonction des objectifs du projet et des lignes directrices de l’organisation. Les changements peuvent aller des évolutions du calendrier ou du budget à l’établissement de rapports sur des composants des produits ou activités inférieurs aux normes qui affectent la qualité du projet.

Ce diagramme montre les intrants, les outils et les techniques ainsi que les résultats du processus intégré de contrôle des changements (également dénommé Processus de gestion des changements).

Le chef de projet doit évaluer tout changement à la lumière du projet dans sa globalité afin d’éviter la dérive des objectifs. Le chef de projet doit ensuite ajuster les bases de référence du projet, et documenter et communiquer les changements aux parties prenantes concernées. Dans le cadre de la gestion de l’intégration des projets, chaque domaine de connaissances est tenu au courant des changements connexes, avec la documentation justificative. Généralement, ces modifications sont ensuite ajoutées au processus de travail Diriger et gérer les projets en vue de la mise en œuvre.

La charte ou l’énoncé de portée du projet doit définir le processus d’établissement de rapports et d’examen des changements pour permettre à toutes les parties prenantes de s’accorder sur un système de contrôle des changements bien avant que le premier changement ne se produise. Ce système garantit la fluidité du projet et inscrit tous les changements dans une approche de gestion intégrée. En cas de conflit, il doit fournir une certaine structure de priorité des changements et de portée des travaux en ce qui concerne l’ensemble du projet. Un système de contrôle des changements doit inclure les éléments suivants :

• Le membre de l’équipe ou l’agent de liaison du projet qui peut approuver ou autoriser un changement
• La forme de la demande (soumission dans le logiciel de gestion de projet, sous forme d’e-mail ou formulaire de demande de changement)
• Les normes utilisées pour examiner le changement
• Le calendrier d’examen des modifications
• Le processus de notification et de communication des approbations ou des rejets
• Les étapes de documentation de la modification et de son ajout au processus de travail Diriger et gérer le projet

Télécharger un modèle de demande de changement

 

Certaines organisations établissent un comité officiel de gestion des changements pour examiner les demandes de changement dans le cadre du système de contrôle des changements. Cela peut s’avérer utile même pour les petits projets : le comité examine chaque demande, suggère des alternatives ou obtient l’adhésion des parties prenantes pour tout changement nécessaire.

Pendant le projet, utilisez un journal de contrôle des modifications ou un formulaire de changement pour suivre toutes les demandes de changement. Ce document vous fournit des données essentielles sur le nombre de modifications, les types de modifications demandées et approuvées, les coûts et les ressources en personnel associés à chaque demande ainsi que leur effet sur le calendrier du projet. Vous pouvez également utiliser ce formulaire pour assurer la poursuite des communications une fois que le changement a été approuvé. Le journal fournit un résumé des changements en cours et propose également une liste de vérification pour s’assurer que les parties prenantes concernées ont été informées des changements et de leur impact sur le projet.

Les demandes de changement surviennent au cours de la phase d’exécution du projet, en particulier dans le cadre du processus de suivi et de contrôle du travail. Le processus intégré de contrôle des changements a pour rôle d’examiner les changements, de décider comment les mettre en œuvre et de les communiquer aux parties prenantes du projet.

Septième étape : Processus Clôturer le projet ou l’étape

Une fois le projet terminé, vous devez mettre en œuvre le processus Clôturer le projet ou l’étape. Ce processus donne lieu à une évaluation formelle du projet, de ses réussites et de ses difficultés ainsi que des enseignements tirés. Ce rapport formel doit documenter les réussites du projet, générer des données clés qui serviront d’historique pour les futurs projets, et créer une base plus solide pour une gestion continue de l’intégration des projets au sein de votre organisation.

Ce diagramme montre les intrants, outils et techniques, ainsi que les résultats du processus d’échelonnement ou de clôture du projet.

Pour clôturer le projet, vous devez procéder à l’évaluation finale du projet. Rassemblez et archivez tous les documents finaux (tels que les bons d’inspection ou d’achat), les approbations expresses figurant dans des contrats qui considèrent officiellement que le projet est terminé et les autres fichiers produits pendant le projet. Voici certaines étapes à mettre en œuvre lors de l’audit des livrables et de l’évaluation des résultats du projet :

• Confirmer que le travail est terminé
• Obtenir la validation finale du projet et solliciter les commentaires du client
• Rédiger les rapports financiers
• Clôturer le processus d’approvisionnement
• Indexer et archiver tous les contrats, fichiers et documents de changement du projet
• Créer une évaluation finale des performances

Vous devriez également envisager d’organiser une évaluation de projet, similaire à une évaluation des performances des employés. Rassemblez un groupe formel ou informel pour examiner ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et ce que vous avez appris des changements et des erreurs. Dans ce rapport sur les enseignements tirés, identifiez les points à retenir et la manière dont vous pourrez les utiliser dans le prochain projet. Vous serez non seulement plus efficace à l’avenir, mais vous développerez également le travail d’équipe en sollicitant les opinions et informations d’autres personnes travaillant sur le projet. Il s’agit peut-être là des principaux avantages de l’amélioration de l’intégration pour les futurs projets.