Modèle d’ordre du jour de réunion classique
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Ce modèle d’ordre du jour de réunion classique offre un aperçu simple qui laisse de la place pour tous les détails que vous pourriez vouloir inclure. Le format classique est facile à lire et peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
Modèle d’ordre du jour de réunion d'affaires
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Ce modèle d’ordre du jour de réunion d’affaires met en évidence tous les éléments essentiels : participants, objectifs, programme et responsabilités. Créer un ordre du jour concis est la première étape pour une réunion d'affaires productive. Indiquer des objectifs clairs pour la réunion, hiérarchiser les sujets abordés et limiter l’ordre du jour à une page aidera les participants à rester concentrés et impliqués.
Modèle d’ordre du jour de conférence
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Facilitez la planification de la conférence à l’aide de ce modèle gratuit d’ordre du jour de conférence. Les champs pour la date et l’heure, le nom des événements et celui des présentateurs sont clairement indiqués. Tout ce que vous devez faire est compléter les informations ; cela peut être un simple programme des événements de la journée ou des descriptions plus élaborées des discours d’ouverture et des sessions de conférence.
Modèle de format d’ordre du jour de réunion
Ce modèle d’ordre du jour de réunion illustre parfaitement comment créer un ordre du jour qui ait l'air professionnel et bien construit. Le format est bien adapté pour un ordre du jour de réunion d’entreprise ou de conseil. Utilisez les lignes en haut du modèle pour noter des informations essentielles sur la réunion, y compris son titre et son sujet ou son objectif. Les points à l’ordre du jour sont classés par horaire de début et par durée pour éviter que la réunion ne déborde.
Modèle d’ordre du jour de réunion informelle
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Que vous ayez besoin de créer un ordre du jour pour une réunion d'association de parents d'élèves, une réunion communautaire ou une réunion sur le lieu de travail, ce modèle gratuit offre beaucoup de détails et un plan organisé. Les actions et les points à l’ordre du jour sont répertoriés séparément, et il y a de la place pour ajouter des instructions claires sur la façon dont les participants peuvent se préparer à la réunion. Si ce modèle d’ordre du jour de réunion est trop détaillé pour vos besoins, il suffit de supprimer les sections non nécessaires.
Modèle d’ordre du jour de réunion de conseil
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Ce modèle d’ordre du jour de réunion de conseil décrit toutes les étapes requises pour une réunion officielle de conseil ou une réunion de comité exécutif. Lorsque vous diffusez cet ordre du jour aux membres du conseil avant la réunion, il est important de joindre les comptes-rendus de la réunion précédente et d'autres documents pertinents, tels que les rapports financiers ou d’avancement.
Modèle d’ordre du jour de réunion formelle
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Quel que soit le type d’organisation auquel est destinée votre réunion, si elle doit respecter un ordre du jour formel conformément aux règles décrites dans l'ouvrage « Robert's Rule of Order », ce modèle gratuit peut aider à garder les choses en ordre. Il s’agit d’une version simplifiée d’un ordre du jour formel, ce qui rend le modèle adapté à un large éventail d’utilisateurs, des clubs et écoles aux réunions d'entreprise et de conseil.
Modèle d’ordre du jour de conférence téléphonique
Une conférence téléphonique doit rester organisée et être canalisée comme toute autre réunion. Utilisez ce modèle d’ordre du jour de conférence téléphonique pour identifier les participants à l’appel et hiérarchiser les sujets de discussion.
Modèle d’ordre du jour de réunion d'équipe
Ce modèle d’ordre du jour de réunion d’équipe identifie clairement les membres de l’équipe, clarifie les objectifs de la réunion et permet de passer en revue les éléments d’action antérieurs ainsi que l’ordre du jour présent. Les membres de l’équipe peuvent participer activement à l'élaboration et au traitement des points à l’ordre du jour, à la prise de décisions, à la programmation des futures réunions et à l’évaluation du processus de réunion. L’utilisation d’un modèle qui comprend tous ces éléments permet d'allouer plus facilement du temps à chacun d'entre eux et d'estimer plus simplement la durée de la réunion.
Modèle d’ordre du jour simple
Télécharger le modèle WordSi vous avez uniquement besoin d’un ordre du jour simple sans trop de détails, ce modèle gratuit vous en fournit les bases. Consignez les principaux éléments d'organisation de la réunion et les commentaires tout en gardant l’ordre du jour simple et bref.
Modèle d’ordre du jour de réunion hebdomadaire
Pour une réunion hebdomadaire au cours de laquelle vous devez effectuer le suivi d'objectifs à long terme ainsi que celui des actions définies lors de la réunion précédente, ce modèle d’ordre du jour de réunion hebdomadaire décrit les points récurrents au programme de la réunion ainsi que les nouveaux sujets. Il se termine également par une évaluation de la réunion pour encourager l’amélioration et indique la date et l’heure de la prochaine séance hebdomadaire.
Modèle d’ordre du jour de réunion du personnel
Ce modèle d’ordre du jour de réunion du personnel précise le temps nécessaire pour les rapports administratifs, les projets en cours, les nouvelles affaires et les commentaires libres. Il répertorie clairement les tâches au bas du document ainsi que les responsables de chaque action et les échéances. Ce modèle permet aux membres du personnel de voir facilement le temps prévu pour chaque sujet à l’ordre du jour ainsi que les noms des présentateurs.
Modèle d’ordre du jour de réunion quotidienne
Vous avez peut-être une réunion des ventes quotidienne pour passer en revue les affaires de la journée précédente et résoudre les problèmes en cours. Ce modèle d’ordre du jour de réunion quotidienne fournit un format simple mais audacieux pour répertorier les tâches quotidiennes et prendre des notes. Personnalisez ce modèle gratuit en ajoutant un logo d’entreprise ou les éléments d'organisation nécessaires à la réunion, comme le nom de la personne en charge de la prise de notes pour la réunion de ce jour ou le temps alloué à certains points de l’ordre du jour.
Améliorez vos réunions avec un ordre du jour efficace
Que vous utilisiez un modèle ou créiez le vôtre, un ordre du jour peut être un excellent outil organisationnel pour canaliser les réunions. Voici quelques astuces pour concevoir et utiliser un ordre du jour afin de vous assurer que les objectifs de la réunion seront atteints sans perdre de temps ni créer de la frustration.
- Créez votre ordre du jour suffisamment tôt. N’attendez pas la dernière minute pour commencer à rédiger un ordre du jour. Commencer bien avant la réunion vous donne le temps de créer un document professionnel et d’apporter toutes les modifications nécessaires en fonction des commentaires des membres de l’équipe.
- Définissez clairement votre objectif de réunion. L’objectif peut être considéré comme une synthèse très brève de ce qui sera discuté lors de la réunion. Cela doit être indiqué en haut de l’ordre du jour, sous le titre de la réunion ou de l’en-tête de l’ordre du jour.
- Hiérarchisez les points à l’ordre du jour. Lorsque vous définissez les points à discuter, ajoutez-les à l’ordre du jour en les classant par ordre d'importance. Les réunions sont connues pour déborder, or vous ne voulez pas manquer un sujet important parce que le temps est écoulé.
- Divisez les sujets de l’ordre du jour en points clés. Créer un aperçu plus détaillé qui décompose les sujets à l’ordre du jour en plusieurs éléments à prendre en compte aide les participants à identifier les problèmes clés. Cela permet une discussion plus centrée et peut faire gagner du temps.
- Allouez un temps suffisant à chaque point à l’ordre du jour. C’est très important, mais pas nécessairement facile. Une certaine flexibilité est toujours requise dans les réunions, et la hiérarchisation des points à l’ordre du jour aidera à garantir que les problèmes importants soient traités. Prévoir suffisamment de temps pour chaque sujet de l’ordre du jour aidera les participants à traiter efficacement les problèmes à portée de main.
- Indiquez si les points à l’ordre du jour nécessitent une décision. Certains des thèmes abordés lors d’une réunion peuvent inclure des sujets à discuter ou des problèmes à résoudre ou nécessitant une prise de décision. Assurez-vous que cela est clair dans votre ordre du jour afin que les participants sachent s’ils feront partie du processus de prise de décision.
- Informez les membres de la façon de préparer la réunion. Partager à l’avance un ordre du jour avec les membres de l’équipe leur permet non seulement de savoir ce qui sera abordé lors de la réunion, mais leur décrit aussi la préparation nécessaire.
- Notez qui est responsable de la présentation d’un sujet. Les participants à la réunion doivent avoir des rôles et des responsabilités clairs pour que le processus reste fluide.
- Laissez du temps pour l’analyse de la réunion. À la fin de votre ordre du jour, incluez un moment pour l'évaluation de la réunion afin d’améliorer le processus à l’avenir. Cela peut également être le moment pour les participants d’obtenir des précisions sur les problèmes soulevés lors de la réunion ou de proposer des sujets pour la prochaine réunion.
Un moyen plus efficace de gérer les réunions dans Smartsheet
Une réunion efficace et productive nécessite plus que le bon modèle. Il s’agit d’avoir le bon outil pour gérer les détails avant, pendant et après la réunion, y compris : s’assurer que les participants sont préparés pour contribuer à la réunion, que les points d’action et les comptes-rendus de la réunion sont documentés, et qu'il y a un suivi des éléments après la réunion.
Smartsheet est un de ces outils : une plateforme de gestion du travail d’entreprise qui change fondamentalement la façon dont les équipes, les dirigeants et les entreprises effectuent leur travail. Plus de 70 000 marques et des millions de travailleurs dans l’information voient en Smartsheet le meilleur moyen de planifier, suivre, automatiser et générer des rapports professionnels.
La gestion des réunions dans Smartsheet est différente pour les trois raisons suivantes :
- Collaboration en temps réel : en tant que solution basée sur le cloud, Smartsheet vous permet de partager votre ordre du jour de réunion avec un nombre illimité de collaborateurs internes et externes, créant ainsi un moyen collaboratif et en temps réel de planifier et suivre les détails d'une réunion.
- Flux de travail automatisés : l’automatisation intégrée permet de réduire le temps passé sur des tâches fastidieuses, comme recueillir les détails d'une réunion, actualiser l'ordre du jour et informer les participants qui sont responsables d'un sujet ou d'une action, ce qui entraîne une plus grande responsabilisation.
- Visibilité améliorée : avec les comptes-rendus de réunion et les commentaires de discussion directement consignés dans l’ordre du jour, les détails sont conservés avec le contexte des sujets traités et des éléments d’action pertinents, créant ainsi un système unique d’enregistrement de tous les détails de la réunion.
Découvrez un meilleur moyen de gérer les réunions et le reste de vos processus de travail avec Smartsheet.