Special Olympics crée une communauté à travers le monde en améliorant la visibilité et la collaboration grâce à Smartsheet

Special Olympics International a pour objectif de donner la chance aux enfants et aux adultes présentant des déficiences intellectuelles de développer des compétences et de saisir des opportunités, non seulement par le biais de sports populaires, mais aussi par des formations au leadership, des initiatives de santé et du sens communautaire. Smartsheet aide Special Olympics à intégrer les données et les communications relatives aux projets dans une plateforme centrale, tout en offrant une visibilité aux dirigeants et à l’ensemble de l’organisation. 

« Nous gagnons du temps, de l’argent et économisons de la main-d’œuvre », déclare Laura Jones, Directrice de la gestion de projets pour Special Olympics International. « Smartsheet est un investissement qui nous aide à économiser de la main-d’œuvre en nous donnant la possibilité d’examiner la façon dont nous collaborons. Nous sommes désormais en mesure d’éliminer les processus en double et de mieux collaborer sur un même processus. »

Selon Laura Jones, Special Olympics structure tout son travail sous forme de projets, qu’il s’agisse d’événements publics, de programmes collaboratifs ou d’opérations internes. Son rôle consiste à définir les processus et les outils nécessaires au bureau de gestion des projets (project management organization ou PMO) pour l’ensemble de l’organisation, conformément à une initiative stratégique lancée il y a quelques années.

« Lorsque je suis arrivée chez Special Olympics, j’ai réalisé que nous devions veiller à être transparents », explique Laura Jones. « Il n’y avait aucune visibilité. Les régions n’avaient aucune idée de ce que faisaient les autres, à moins que le personnel ne le communique explicitement. Il n’y avait pas d’endroit centralisé que les collaborateurs puissent consulter pour voir sur quoi travaillaient les autres équipes. »

L’équipe de direction avait déjà décidé d’utiliser Smartsheet lorsque Laura Jones a été embauchée et elle était enthousiaste à l’idée d’établir les bases du programme avec un outil qu’elle connaissait déjà. En collaboration avec l’équipe d’Organizational Excellence et avec l’assistance de la direction, elle a adopté une approche progressive, en déployant la solution équipe par équipe, en vue de développer la convivialité et la confiance.

« Nos équipes informatiques et de ressources humaines ont été parmi les premières à l’utiliser lorsque j’ai commencé les formations du groupe de gestion de projets », explique Laura Jones. « Nous avons veillé à ce qu’une partie de leurs équipes se servent de la gestion de projets et de Smartsheet, afin qu’elles se familiarisent avec l’outil et qu’elles comprennent le fonctionnement de la solution. Et le fait que nos dirigeants soutiennent l’ensemble du processus et la raison pour laquelle nous le faisons a vraiment contribué à inciter le reste de leurs équipes à commencer à l’utiliser. »

Une plateforme qui favorise la communication

Au cours de la première année de mise en œuvre, Mme Jones et ses collègues ont intégré 20 projets dans leur solution Smartsheet. Aujourd’hui, ils en comptent plus de 150, et l’utilisation de Smartsheet s’accélère à mesure que les utilisateurs voient à quel point la visibilité et l’automatisation peuvent faciliter leur travail.

L’une des principales utilisations de Smartsheet est la gestion des événements. Laura Jones explique que le personnel chargé de l’organisation des Jeux mondiaux utilise Smartsheet pour chaque étape, du processus de sélection des candidats, aux matchs amicaux et aux événements officiels en direct. La pandémie de COVID-19 a perturbé le programme des compétitions, mais grâce à la structure de planification et d’exécution prête à l’emploi de Smartsheet, l’organisation a pu relancer son activité dès qu’il a été possible d’organiser des événements sportifs en toute sécurité.

« L’un de nos anciens athlètes, qui fait partie de l’équipe des sports et des compétitions, organise les Unified Beach Games (ou Jeux de plage unifiés en français) dans les Caraïbes », explique Laura Jones. « Il l’avait déjà fait auparavant, et ça avait été une véritable réussite. Pourquoi pas ? C’est une excellente idée ! Et c’est évident qu’on voudra participer à des Jeux de plage dans les Caraïbes. Je suis enthousiaste, parce que maintenant nous allons pouvoir suivre le déroulement de ces Jeux dans Smartsheet, en lui demandant de documenter tout ce qu’il fait. Il a déjà mis en place la conception et le planning du projet. Maintenant, il s’agit simplement de s’assurer que le COVID n’interférera pas (pour les Jeux de l’année prochaine) afin que nous puissions voir ce processus se poursuivre. »

Pendant la pandémie, Special Olympics a utilisé Smartsheet pour garder le contact avec les athlètes, aidant ainsi à réinstaurer le sentiment de communauté et les liens sociaux qui s’étaient perdus avec l’arrêt des compétitions en présentiel. Smartsheet aide les organisations locales et régionales à assurer le suivi de la communication, des programmes d’aide communautaire tels que les bilans de santé, et de la fourniture de ressources telles que des lunettes et des appareils de mobilité. La plateforme Smartsheet fournit un canal de communication qui permet de réunir les équipes, même lorsqu’elles ne peuvent pas se rencontrer en personne.

« Il existe un comité d’organisation local qui collabore avec nos équipes pour organiser les Jeux des États-Unis », explique Laura Jones. « Celui-ci a commencé à utiliser Smartsheet, et nous avons pu partager beaucoup d’informations et collaborer étroitement avec lui en utilisant la fonctionnalité de communication dans Smartsheet pour laisser des notes. Cette fonctionnalité permet d’informer automatiquement les personnes quand le nom de quelqu’un est mentionné dans la feuille. On ne peut plus s’en passer. »

L’organisation utilise également Smartsheet pour gérer les processus de l’entreprise et les processus internes, des cycles de prestations RH à la formation et au suivi des ressources informatiques. Les licences logicielles peuvent être demandées via un formulaire Smartsheet et suivies pour le renouvellement ou la mise à niveau. Les alertes automatisées aident les équipes à respecter les délais et à se tenir au courant des conversations entre les différentes parties prenantes.

Une collaboration simple qui permet de faire gagner du temps et des ressources

Special Olympics gagne du temps et économise de l’argent en utilisant Smartsheet : elle permet une collaboration claire entre les équipes et offre aux collaborateurs une visibilité sur ce que font leurs collègues. Avant Smartsheet, différentes équipes à travers le monde pouvaient travailler sur le même type de projet, sans se rendre compte que leurs collègues avaient déjà trouvé une solution rapide à un problème ou un moyen plus rapide de mettre en place une initiative. Laura Jones se souvient d’un cas où trois équipes différentes ont pu partager des conseils et des solutions pour un projet commun et gagner plus de 45 heures de travail par mois par équipe.

Les données générées par les programmes et les initiatives alimentent des tableaux de bord, lesquels tiennent les dirigeants informés de la progression des équipes en temps réel. Laura Jones et ses collègues peuvent consulter et partager des informations sans avoir à compiler des rapports et à prendre du temps pour effectuer des briefings.

« Nos dirigeants adorent les tableaux de bord », déclare Laura Jones. « Je rencontre la PDG tous les mois, et avant même que nous nous appelions, elle a déjà examiné les données et les a vues se concrétiser. Je peux prendre le temps de présenter les faits, mais un cadre occupé n’a pas toujours ce luxe, alors c’est très utile de pouvoir visualiser les faits, de savoir exactement ce qui se passe, sans devoir se déplacer en personne. »

Les automatisations et les modèles permettent également de gagner du temps, à la fois en accélérant la mise en place de nouveaux projets et en créant des approches normalisées qui facilitent le suivi des progrès et la mesure du succès.

« Je suis très enthousiaste à l’idée de mettre en œuvre Control Center », déclare Laura Jones. « Nous disposons d’un processus de lancement de projets assez important, car nous devons tout documenter par souci de transparence au sein de l’organisation. C’est vraiment important pour nous, et cela me demanderait beaucoup de travail si je devais gérer chaque portefeuille moi-même. Control Center simplifie les processus : les collaborateurs n’ont pas à attendre que je charge un modèle pour eux. Toutes les données sont là, prêtes à être visualisées et exploitées »

Faire passer l’adoption au niveau supérieur

Laura Jones affirme que Smartsheet est une ressource puissante pour son organisation en matière de planification, de suivi et d’analyse. Smartsheet permet aux utilisateurs de Special Olympics International de voir comment se déroulent les projets, ainsi que les problèmes et opportunités qui se présentent.

Elle est également impressionnée par la facilité avec laquelle les personnes ont adopté la plateforme. Alors que d’autres organisations préfèrent procéder à une mise en œuvre plus rapide et plus complète, Special Olympics a opté pour un déploiement par étapes ce qui a suscité l’enthousiasme et l’adhésion de toute l’organisation. Au fur et à mesure de son déploiement, les personnes qui étaient réfractaires au départ ont pu constater les avantages de Smartsheet. Maintenant, Laura Jones se tourne vers l’avenir afin de trouver la meilleure stratégie pour maintenir la plateforme et créer de nouveaux outils.

« Nous avons terminé la phase de formation de base en matière de gestion de projets », déclare Laura Jones. « Nous aborderons ensuite les outils avancés de Smartsheet et la manière d’améliorer le travail sur les projets. Maintenant, il reste à savoir comment pérenniser nos processus et nous assurer que quiconque intégrant cette organisation utilise la gestion de projets et Smartsheet. C’est avec enthousiasme que j’ai lancé notre cours en ligne sur les processus de Special Olympics International et orienté les personnes désireuses d’en savoir plus vers les vidéos du Centre d’excellence de Smartsheet. »

 Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.