Convergint exploite les capacités de Smartsheet pour connecter les équipes du monde entier et leur donner les moyens de réussir localement

Depuis 2001, Convergint est passée d’une entreprise spécialisée dans la sécurisation des garages à une entreprise technologique de plusieurs milliards de dollars employant plus de 9 000 personnes à travers plus de 180 sites répartis dans le monde entier. « En tant que spécialistes de l’intégration de systèmes, nous concevons, installons et assurons la maintenance des systèmes audiovisuels, de sécurité électronique, de cybersécurité, de sécurité incendie et des personnes, et d’automatisation des bâtiments », déclare Jennifer Hilber, architecte métier, Opérations chez Convergint. « Nous nous développons rapidement à mesure que le secteur évolue. Face à notre expansion dans le monde entier sur différents fuseaux horaires, nous nous sommes demandé comment gérer la complexité croissante de nos activités. » 

Une mise à l’échelle des solutions motivée par les réussites locales

« Nous travaillons différemment selon les régions. Par exemple, nous n’opérons pas de la même manière en Amérique latine et aux États-Unis. Nous avions donc besoin d’un processus uniforme modifiable pour atteindre des objectifs locaux spécifiques », explique Jennifer Hilber.

Pour mieux suivre les portefeuilles de projets à l’échelle mondiale et favoriser des collaborations efficaces, l’entreprise a investi dans 25 licences Smartsheet pour ses collaborateurs chargés de la gestion des programmes. 

« Au niveau mondial, nous avons d’abord commencé avec un plan d’action Smartsheet Control Center pour rationaliser un flux de travail spécifique », poursuit Jennifer Hilber. « Au niveau local, les premiers utilisateurs ont créé un ou deux tableurs pour remplacer leurs outils de suivi de projet existants. Rapidement, de plus en plus de personnes ont voulu utiliser la même solution. C’est à partir de ce moment-là que nous nous sommes développés. »

Consolidation des données dans le monde entier

L’équipe de Jennifer Hilber a tiré parti de Control Center pour créer son propre outil global de gestion des programmes appelé iControls. « Nous l’utilisons pour collecter les données issues de tous nos programmes auprès des chefs de projets et des équipes en Asie, aux États-Unis, en Europe et en Amérique latine », développe-t-elle. Le fait de disposer d’un outil de planification et de gestion de portefeuille permet de coordonner le travail à l’international tout en maintenant la concentration de l’équipe sur un même objectif. 

En parallèle, la flexibilité de Smartsheet permet également à Convergint de répondre aux besoins de ses clients. « Smartsheet nous permet d’une part de présenter les mêmes données à nos clients, et d’autre part de personnaliser les données en fonction de nos clients. La plateforme a véritablement amélioré notre transparence et nos communications avec eux », analyse Jennifer Hilber. 

Autonomisation des équipes locales à l’échelle mondiale

Les utilisateurs expérimentés sous licence qui maîtrisent Smartsheet contribuent à l’adoption d’iControls par l’entreprise. « Environ 10 % de nos utilisateurs sont expérimentés », précise Jennifer Hilber. « Nous leur donnons la liberté de créer ce dont ils ont besoin, comme des feuilles, des tableaux de bord ou d’autres outils de gestion de projets. Ce fonctionnement permet d’accélérer le traitement des demandes, qui ne dépendent plus d’une seule personne. » 

À titre d’exemple, Jennifer Hilber décrit un outil qu’elle a elle-même créé. « J’ai conçu une solution pour le service facturation de New York afin de suivre les factures impayées des clients en vue de leur recouvrement », détaille-t-elle. « Cette solution simple nous a permis de réduire de plus de 30 jours le temps nécessaire au recouvrement des factures, ce qui représente une amélioration considérable. »

Les utilisateurs expérimentés de Convergint contribuent également à favoriser l’adoption de Smartsheet à travers l’organisation. Par le biais d’un programme bimensuel dirigé par des utilisateurs expérimentés, les employés bénéficient d’une session de formation de 30 minutes. « Nous avons inspiré une initiative de partage des connaissances pour aider nos collègues à se faire la main sur Smartsheet. À travers un canal communautaire géré, tout le monde met la main à la pâte pour relever les défis, répondre aux questions ou obtenir des informations », confie Jennifer Hilber. 

De plus, les utilisateurs peuvent accéder à un portail de ressources qui sert de base de connaissances pour tout ce qui concerne Smartsheet. « Notre responsable de la réussite client organise chaque trimestre une formation spécifique à Convergint afin de présenter à tout le monde les dernières fonctionnalités. » 

Partage des objectifs et fonctionnement efficace

Les équipes de Convergint utilisent Smartsheet depuis plus de cinq ans. Dans cet intervalle, la base d’utilisateurs est passée de 230 à 9 900 utilisateurs dans le monde, avec 4 100 collaborateurs externes. « Ce nombre inclut également les collaborateurs externes, dont la proportion est passée de 20 % à 40 %. Nous travaillons désormais avec 3 500 personnes extérieures à l’entreprise qui utilisent les feuilles que nous avons créées », conclut Jennifer Hilber. 

L’approche à deux niveaux de la gestion de portefeuille adoptée par Convergint comporte deux avantages, aux niveaux local et mondial.

« Smartsheet homogénéise les processus à travers l’entreprise et donne aux membres des équipes locales les moyens de faire tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, quoi qu’il arrive », explique Jennifer Hilber.