Borrego Solar réduit de moitié le temps consacré à certaines tâches grâce à Smartsheet pour Salesforce

« Auparavant, il était impossible de faire totalement confiance aux données », déclare Emily Tam, directrice de l’informatique et de l’infrastructure de l’entreprise Borrego Solar Systems, basée à San Diego. Elle évoque les difficultés rencontrées par son équipe d’ingénieurs pour maintenir les projets en bonne voie et éviter les retards, le manque de cohérence des ressources et l’inexactitude des informations.

Toutes ces difficultés provenaient vraisemblablement de la saisie incohérente des données relatives aux projets.

Borrego Solar développe, conçoit, installe et entretient des panneaux solaires et des systèmes de stockage d’énergie pour des clients commerciaux et gouvernementaux à travers les États-Unis. L’un de ces projets, un panneau solaire installé au sommet d’une décharge, a permis à la ville de North Adams, dans le Massachusetts, d’atteindre son objectif d’utiliser exclusivement de l’énergie solaire.

Une décision simple ayant un impact durable

Au départ, les membres de l’équipe d’ingénierie utilisaient Microsoft Project pour gérer les projets hors ligne, puis saisissaient manuellement les dates importantes dans Salesforce pour les communiquer à l’ensemble de l’entreprise. Et ils étaient frustrés. « Nous avions beaucoup de mal à suivre l’état d’avancement et les retards de chaque projet », explique Emily Tam.

Désireux d’améliorer la visibilité et le contrôle des projets, le responsable du développement de l’ingénierie a cherché un outil accessible pour aider l’équipe à répertorier les tâches, à suivre les retards et à saisir les jalons de plusieurs projets simultanément. Après avoir effectué des recherches sur Smartsheet, il a rapidement saisi tous ses projets dans la plateforme d’exécution du travail.

Actualisations automatiques des données Salesforce

Les employés de Borrego Solar faisaient confiance à Salesforce depuis plus de dix ans et souhaitaient continuer à l’utiliser. Mais pour ce faire, ils avaient besoin de faire fonctionner Smartsheet et Salesforce ensemble.

Salesforce contenait toutes les dates importantes des projets de l’entreprise. « Toutefois, nous ne pouvions pas atteindre le niveau de détail dont nous avions besoin dans Salesforce », explique Emily Tam. « Nos ingénieurs utilisaient Smartsheet pour gérer leur travail quotidien et leur planning général. Mais ils devaient également saisir leurs données dans Salesforce pour que le reste de l’entreprise puisse les consulter et les utiliser. »

Cela nécessite du temps, un temps qui pourrait être mieux utilisé pour les projets eux-mêmes.

L’équipe a donc mis en œuvre Smartsheet pour Salesforce, qui synchronise automatiquement les données entre Smartsheet et Salesforce, quel que soit l’endroit où ces données sont saisies. Les ingénieurs ne font qu’une seule mise à jour des projets et les parties prenantes peuvent se fier à leur exactitude.

Borrego Solar a immédiatement perçu les avantages de cette solution. Comme l’explique Emily Tam : « Une fois que nous avons configuré un projet, le connecteur transmet les dates et autres données à Salesforce et les maintient à jour, de sorte que notre direction et le reste de l’entreprise savent toujours où en est un projet. »

Améliorer l’efficacité mène à l’innovation

Les ingénieurs de l’entreprise n’ont plus qu’à mettre à jour Smartsheet, sans avoir à se soucier des multiples points d’entrée des données, ce qui a amélioré l’efficacité. De plus, d’autres services utilisent désormais Smartsheet plus tôt dans leur gestion de projet, et les équipes communiquent mieux.

Les tâches qui prenaient auparavant 12 jours ont vu leur temps réduit de moitié. Certains des changements sont plus difficiles à quantifier, mais tout aussi significatifs. Emily Tam déclare : « Les personnes disposent d’une plus grande marge de manœuvre pour l’innovation, ainsi que de la capacité à surmonter les projets qui aideront aussi bien le service que toute l’entreprise. »

Désormais, Borrego Solar peut se concentrer sur l’innovation, et laisser Smartsheet se charger de l’actualisation des données.