Que sont les Leçons apprises en gestion de projet ?
Le terme leçons apprises ou Lessons Learned désigne l’expérience que vous obtenez en participant à un projet jusqu'à la fin. Une équipe doit appliquer les leçons apprises au début d’une nouvelle entreprise et compiler de nouvelles conclusions pendant et après sa réalisation.
Bien qu’il soit essentiel de recueillir les leçons apprises à la fin d’un projet, il peut être utile de recueillir des commentaires au milieu d’un projet.
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Quel est le but des leçons apprises ?
L’objectif de documenter et d’appliquer les leçons apprises est d’encourager l’amélioration des meilleures pratiques pour de futurs projets. Il s'agit de créer une équipe qui apprend de ses faux pas et répète et améliore ses réussites.
Patti Armanini est responsable de la qualité chez Festo USA et a plus de dix d’expérience en management. Elle encourage les chefs de projet à « passer en revue les leçons apprises antérieurement afin d’éviter de commettre des erreurs similaires la prochaine fois. Mais [il est] tout aussi important de tirer parti des victoires, de rationaliser le projet et d'éliminer les obstacles avant qu’ils ne se produisent. »
Un bon chef de projet reconnaît les processus qui aident ou entravent une équipe. Il peut également mettre en œuvre les leçons apprises pour améliorer ces processus en permanence.
Demandez quelles sont les leçons tirées à toutes les personnes impliquées dans un projet. Les membres de l’équipe à tous les niveaux de la hiérarchie apportent des contributions essentielles à la discussion, et il est avisé de recueillir autant d’informations que possible auprès du plus grand nombre. Ce processus peut même être en soi une expérience de team-building, car chacun se fait entendre.
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Leçons tirées du processus de gestion de projet
Le Project Management Institute (PMI) décrit son processus de leçons apprises dans la gestion de projets en cinq étapes.
- Identifier
Identifiez les éléments dont vous pouvez tirer un enseignement. Cela inclut les domaines à améliorer, mais aussi une emphase sur ce que votre équipe a bien fait.
Exemple : L’équipe indique qu’elle n’a pas pu fournir de résultats avant la date limite de la deuxième étape. Les résultats étaient attendus deux semaines après la réception du mémoire, mais ils ont été livrés au bout de trois semaines. - Document
Documentez et créez une liste des leçons apprises. Cette liste doit faire par tout le groupe, et contenir des commentaires de tous les membres de l’équipe.
Exemple : Faites figurer dans cette la liste la date limite manquée, ainsi que les autres éléments soulevés par l’équipe. - Analyser
Analysez les leçons apprises, créez un rapport et partagez-le avec les membres de l’équipe et d’autres parties concernées. Parfois, vous devrez créer plusieurs rapports contenant des informations pertinentes pour différents publics.
Exemple : Il aurait fallu prévoir plus de temps pour que les résultats soient livrés dans la deuxième étape. (Remarque : Incluez ces informations dans les rapports destinés à l’équipe et à la direction, mais pas dans ceux destinés aux actionnaires ; elles ne sont pas pertinentes étant donné l’équipe a terminé le travail dans les temps.) - Stocker
Organisez et stockez ces rapports sur un support accessible à toutes les parties intéressées, sur un disque partagé ou dans le cloud par exemple.
Exemple : Cataloguez ces rapports sur le disque partagé en suivant le processus de désignation des fichiers standard de l'entreprise. - Récupérer
Utilisez des mots-clés lorsque vous enregistrez vos rapports pour les rendre plus faciles à rechercher et à récupérer pour de futurs projets.
Exemple : Lorsque vous finalisez le calendrier des projets à venir, recherchez des mots-clés comme date limite pour trouver des références aux leçons apprises sur les échéanciers réalistes pour les projets terminés.
Qu’est-ce qu’un document sur les leçons apprises ?
Un document sur les leçons apprises regroupe les résultats des enquêtes et des commentaires des membres de l’équipe tout au long du cycle de vie d’un projet. Créez un processus permettant de recueillir des commentaires à des points clés tout au long du projet, puis enregistrez-le et utilisez-le pour créer des rapports détaillés.
Il est important d’enregistrer ces observations initiales, afin que vous puissiez y accéder plus tard. Ce document contient les données brutes que vous utiliserez pour rédiger vos rapports.
Comment documenter les leçons apprises
Un chef de projet est chargé de documenter et d’identifier les leçons apprises tout au long du cycle de vie d’une tâche ou d’un projet. Un bon chef de projet utilisera les stratégies suivantes :
- Décider des indicateurs à utiliser dans les rapports. Ce sont en général les résultats réels par rapport aux résultats attendus, des éléments exploitables ou des opportunités pour tirer les leçons des projets précédents.
- Demander à l’équipe ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré. Faire un sondage ou enregistrer les réponses lors des réunions avec l’équipe.
- Organiser ces réponses dans un document facile à lire et à référencer. Ces documents doivent ensuite être utilisés pour créer les rapports sur les leçons apprises.
- Recueillir et stocker ces documents à des fins de référence dans les futurs projets. Ceux-ci doivent être stockés sur un serveur cloud ou un disque partagé afin qu’ils soient accessibles à tout moment pour référence ultérieure par tous les membres de l’équipe.
Vous et les futures équipes utiliserez ces commentaires pour apprendre de votre expérience. Il est important de créer des processus qui simplifient la saisie et le partage de ces informations.
Comment documenter les leçons apprises en gestion de projet
Une excellente façon de saisir les leçons apprises consiste à interroger les personnes qui travaillent directement ou en tant qu'observateurs sur le projet. Vous pouvez peut-être extraire des réponses plus diverses en faisant un sondage au cours du projet plutôt qu’après sa fin.
L’un des avantages d’une enquête de mi-projet est que vous pouvez identifier et corriger les problèmes avant qu’ils ne deviennent un véritable problème. Armanini a contribué à créer cet exemple d'enquête de mi-projet pour les chefs de projet :
Leçons apprises et enquête de mi-projet
Une autre excellente façon d'obtenir des commentaires de l’équipe est de tenir des réunions de leçons apprises, parfois appelées post-mortem. Pour plus d’informations sur les post-mortems, lisez notre guide pour organiser une réunion post-mortem et téléchargez des modèles de post-mortem gratuits.
Comment mener une réunion sur les leçons apprises
Les réunions sur les leçons apprises peuvent se dérouler à n’importe quel moment au cours d’un projet. Pendant la réunion, votre équipe doit partager ses commentaires sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui doit être amélioré. Ces réunions sont également une activité efficace de team-building, car elles sont plus collaboratives que la réalisation d’enquêtes individuelles.
Vos réunions sur les leçons apprises doivent toutes suivre un format similaire et commencer généralement par l'énonciation de l'ordre du jour. Faites savoir à votre équipe ce dont vous parlerez et ce que vous attendez d'elle. Ensuite, encouragez une discussion de groupe solide sur les leçons apprises pendant le projet, après avoir nommé quelqu'un pour retranscrire les minutes. Cette discussion devrait comprendre une évaluation critique des leçons apprises et un plan pour savoir comment les utiliser dans les futurs projets.
Pour en savoir plus, lisez notre guide Comment mener une réunion sur les leçons apprises.
Comment rédiger un rapport sur les leçons apprises en gestion de projet
L’une des étapes les plus critiques dans l’application des leçons apprises est la création de rapports sur les leçons apprises. L’objectif de la rédaction d’un rapport sur les leçons apprises est de regrouper les commentaires de votre équipe et de les présenter à un public de manière concise et lisible.
Étape par étape : Rédiger un rapport sur les leçons apprises
Lorsque vous rédigez un rapport, tenez compte des éléments suivants :
- Déterminez le public de votre rapport. Ce rapport est-il destiné aux parties prenantes ou aux membres de l’équipe de projet ? Les rapports destinés aux membres de l’équipe se concentreront davantage sur les opérations quotidiennes au sein du projet, tandis que ceux destinés aux parties prenantes feront ressortir le tableau d’ensemble.
- Identifiez dans votre document les leçons apprises qui sont importantes pour votre public.
Organisez les réponses et les commentaires de votre sondage en fonction du type de rapport auquel ils s’appliquent. De nombreuses réponses peuvent se retrouver dans plusieurs types de rapports. - Résumez les leçons apprises. Proposez des suggestions d’améliorations des processus. Assurez-vous également d’identifier ce qui s’est bien passé.
- Diffusez et enregistrez le rapport. Créez un dossier dans le cloud ou sur un lecteur partagé à des fins de référence et d’utilisation dans des projets futurs.
Exemple de rapport sur les leçons apprises
Télécharger un exemple de rapport sur les leçons acquises
Vous pouvez utiliser l’exemple ci-dessus de rapport sur les leçons apprises pour afficher les conclusions de vos enquêtes et réunions, ainsi que vos propres observations en tant que chef de projet. Téléchargez la version remplie et utilisez-la à titre de référence. Vous pouvez également les modifier et les personnaliser en fonction des informations importantes pour votre public.
Télécharger un modèle vierge de leçons apprises
Téléchargez une version vierge du modèle pour répondre à vos besoins.
Comment partager les leçons apprises
La meilleure façon de partager vos résultats est de créer des rapports spécifiques pour différents niveaux d’implication. L’objectif d'un rapport sur les leçons apprises est de diffuser les résultats de votre groupe auprès d'un un public ciblé.
- Connaissez votre public : Dans une organisation, les membres de différents niveaux s'intéressent à différents niveaux de leçons apprises. Vous voudrez présenter des rapports personnalisés en fonction de l’implication de votre public au sein de l’organisation.
- Ce qu’il faut donner aux parties prenantes : Les parties prenantes doivent voir le tableau d'ensemble d’un projet. Elles seront intéressées par des questions telles que les préoccupations budgétaires et les marges bénéficiaires, les échéances et délais à long terme, ainsi que l’alignement de votre projet sur d’autres objectifs plus globaux.
- Ce qu’il faut donner aux membres de l’équipe : Les membres de l’équipe sont intéressés par les opérations quotidiennes d’un projet. Donnez-leur un rapport qui met l’accent sur les échéances individuelles (atteintes ou manquées), la cohésion et la communication de l’équipe, et la réussite globale du projet. Pensez à bien leur faire savoir également ce qu’ils ont bien fait.
- Enregistrez les rapports dans un répertoire central : Vous devez stocker des rapports dans une base de données entièrement accessible, telle qu’un disque partagé ou un stockage dans le cloud, afin que différents membres de l’organisation puissent les consulter à tout moment.
- Créez une liste de leçons de projet : Créez un récapitulatif basique de vos résultats, sans aller dans les détails. Cette liste peut être partagée avec un public plus large, par exemple par e-mail ou dans la newsletter de l'entreprise.
Quels sont les exemples de leçons tirées d’un projet ?
Chaque projet terminé donne de l’expérience aux personnes qui y travaillent, que le projet soit réussi ou non. Ces leçons peuvent être universelles ou spécifiques à la tâche. Vous trouverez ci-dessous des exemples de leçons apprises pour différents niveaux au sein d’une organisation.
Exemples de leçons apprises pour les chefs de projet :
- Soutenez votre équipe : Déléguez les tâches de façon appropriée et appliquez des échéances réalistes. Créez un environnement qui encourage la collaboration.
- Communiquez clairement : Rencontrez souvent l’équipe et maintenez les lignes de communication ouvertes. Soyez clair quant à vos attentes.
- Complimentez souvent : Faites savoir à votre équipe quand elle a bien fait. Comme le dit Armanini, « N’oubliez pas de vous récompenser pour ces victoires ! »
Exemples de leçons apprises pour les membres de l’équipe :
- Demandez conseil : Demandez la contribution dont vous avez besoin de la part des leaders et des collègues.
- Communiquez souvent : Communiquez efficacement avec tous les niveaux d’implication du projet, et informez vos responsables à intervalles réguliers.
- Améliorez votre travail : Tenez compte des commentaires pour vous améliorer. Cela vous aidera à apprendre de vos faux pas et à développer vos succès.
Exemples de leçons apprises pour le leadership de l’entreprise :
- Présentez la vue d’ensemble : Définissez clairement vos attentes. Tenez compte des préoccupations liées au budget et au temps dès le début du cycle de vie du projet.
- Assurez-vous contre les risques : Examinez les domaines à risque élevé. Essayez de garder une longueur d’avance sur les retards de grande envergure.
- Formez votre équipe : Utilisez votre expérience continue (et celle de votre entourage) pour améliorer les processus à tous les niveaux.
Pourquoi les leçons apprises sont-elles importantes dans la gestion de projets ?
Les organisations qui saisissent et utilisent les leçons tirées des projets passés peuvent plus facilement éviter les erreurs, répéter leurs réussites et réduire les risques dans les projets suivants. Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans ce processus et permettent à leurs équipes de s’épanouir.
Selon le Bureau of Labor Statistics, environ la moitié des nouvelles entreprises échouent au cours des cinq premières années. Une entreprise qui s’engage à documenter et à améliorer ses processus a beaucoup plus de chances de survie que celles qui ne le font pas. L’embauche et la rétention d'excellents chefs de projet garantissent que ces processus s’amélioreront continuellement.
Avantages des leçons apprises en gestion de projets
En identifiant les leçons apprises, vous pouvez capitaliser sur vos réussites et prendre note de vos erreurs. Les autres avantages des leçons tirées en gestion de projet sont les suivants :
- Apprendre de votre expérience : Capitalisez sur votre succès et évitez les erreurs passées. « Enregistrez les leçons apprises en temps réel afin de ne rien oublier en cours de route », suggère Armanini.
- Identifier les domaines d’inefficacité : Éliminez les processus redondants et rationalisez les efforts futurs. Débarrassez-vous de tout ce qui n’aide pas l’équipe à atteindre ses objectifs.
- Documenter vos processus : Permettez aux futures équipes d’utiliser votre expertise à leur avantage. Partagez vos connaissances avec ceux qui viennent après vous.
- Prouver votre croissance : Prouvez votre productivité et vos résultats grâce à des rapports organisés sur des projets antérieurs. Comparez-les aux rapports suivants pour suivre votre progression ou identifier les endroits où vous êtes encore défaillants.
- Favoriser la cohésion des équipes : Améloriez le moral de l'équipe en remportant plus de victoires ensemble.
- Améliorer la communication : Impliquez votre équipe dans le processus dès le premier jour. Encouragez-la à rester impliquée en écoutant les commentaires.
- Établir les meilleures pratiques : Déterminez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe, puis appliquez ces modifications.
Difficultés liées aux leçons apprises des projets
Lorsque vous mettrez en œuvre des processus de leçons apprises avec votre équipe, vous rencontrerez probablement des difficultés. Voici quelques exemples de difficultés auxquels les chefs de projet sont confrontés :
- Mise en œuvre future : Il peut être difficile de mettre en œuvre les leçons que vous avez apprises. « En tant que professionnelle de la qualité, pour des choses qui n’ont pas si bien marché, j’ai tendance à me pencher sur les causes profondes, les mesures correctives (RCCA) et les enquêtes de type 8D. Les deux méthodes indiquent le problème, identifient les causes, puis proposent des mesures correctives pour éliminer ou réduire les causes, le tout sous une forme structurée », explique Armanini.
Pour en savoir plus sur l’analyse des causes profondes et télécharger gratuitement des modèles de cause profonde, lisez «Modèles gratuits d’analyse des causes profondes : la collection complète. » - Gestion du temps : Lorsque vous avez des délais serrés, trouver le temps de recueillir les commentaires de votre équipe peut sembler impossible. Saisissez ces opportunités de recueillir et d’analyser les données acquises afin de ne pas les laisser de côté.
- Organisation : Armanini réfléchit aux changements apportés par son entreprise lors de l’organisation de leurs données sur les leçons apprises. « Au début, il s’agissait de notes manuscrites sur des questionnaires pré-remplis ou dans des cahiers, ou de notes sur un tableau blanc ou un diagramme, puis de photos des notes pour référence future. Pour rester plus organisés, nous avons commencé à utiliser Microsoft Teams et une page OneNote. »
- Accusation : « Rendez votre questionnaire anonyme pour une équipe qui n’a pas l’habitude de partager les mauvaises choses », conseille Armanini. Évitez d’attribuer la responsabilité des erreurs à un membre de l’équipe. De plus, ajoute-t-elle : « Essayez de trouver quelqu’un pour faciliter votre session. Si je dirige la session, cela doit être avec une équipe qui me fait entièrement confiance pour obtenir des commentaires honnêtes. Surtout si c’est un projet qui ne s’est pas très bien passé, faites appel à un facilitateur. Cela peut aider à retirer une partie de l’émotion de la session. »
Comment appliquer les leçons apprises
L’étape la plus cruciale pour appliquer les leçons apprises aux futurs projets consiste tout simplement à identifier ces leçons. Créez un système d’enquête et de collaboration à remplir avec votre équipe, et assurez-vous d’enregistrer ces réponses pour y accéder plus tard. Organisez-le par équipe, par tâche ou selon le système le plus pertinent pour vous.
Entretenez-vous régulièrement avec les membres de votre équipe. Organisez des réunions informelles entre les réunions formelles, et créez un système pour recueillir les commentaires chaque semaine ou chaque mois, en fonction de l’envergure de votre projet. Vous pouvez utiliser ces évaluations pour vérifier les leçons acquises antérieurement et en identifier de nouvelles au fur et à mesure qu’elles surviennent.
N’ayez pas peur de mettre en œuvre les leçons apprises au sein d’un même projet, plutôt que d’attendre le prochain. En fait, un bon signe qu'un chef de projet est efficace, c'est qu'il sait quand il faut changer de direction. Utilisez les leçons apprises par votre institution pour guider votre équipe vers le succès.
Meilleures pratiques pour les leçons tirées en gestion de projets
Il est essentiel de prendre en compte les meilleures pratiques pour votre équipe. Voici certaines des meilleures pratiques universelles en ce qui concerne les leçons apprises en gestion de projets :
- Recueillez souvent des informations : Faites des sondages auprès de votre équipe et organisez des réunions informelles. Plus il y a de données, mieux c’est.
- Documentez vos résultats : Assurez-vous que vos rapports sont bien documentés et consultables dans le stockage afin que vous puissiez facilement trouver les leçons pertinentes des projets passés.
- Consultez les leçons passées : Établissez un processus pour examiner les leçons apprises à chaque étape d’un projet, et mettez à jour ce processus au fur et à mesure.
- Impliquez l’ensemble de l’équipe : Toutes les personnes impliquées dans une aventure, du stagiaire à la direction, devraient avoir la possibilité de donner leur avis.
- Ne rejetez pas la faute : L’équipe réussit et commet des erreurs dans son ensemble. Favorisez la camaraderie et la collaboration, et non l’animosité.
- Fermez la boucle : Organisez une rétrospective de projet pour terminer les opérations. Pour plus d’informations sur les rétrospectives de projets, consultez notre guide de la clôture de projet.
Considérations à prendre en compte pour recueillir les leçons apprises dans un environnement de télétravail
Dans un monde parfait, vous aurez l’occasion de mener des réunions et des enquêtes sur les leçons apprises en personne. Mais lorsque tout ou partie d’une équipe travaille à domicile, il y a d'autres points à prendre en compte.
« Il est facile de se relâcher quand on ne travaille pas dans un environnement de bureau structuré. Pas seulement dans son style vestimentaire, mais aussi dans son intérêt pendant les réunions parce que c’est en ligne et non en personne. Mais comme je travaille dans un environnement de production dans un secteur essentiel, nous n’avons pas été complètement fermés pendant longtemps. Je suis de retour au bureau à temps plein depuis la mi-janvier. Les ingénieurs, les achats, et d'autres sont encore principalement en télétravail », explique Armanini.
« Nous avons transformé les salles de réunion en grandes salles de pause avec peu de tables pour un meilleur espacement, et nous avons fait pivoter les temps de pause pour qu'il y ait moins de membres de l’équipe en pause en même temps. » Elle propose de rester flexible pour les calendriers des réunions et les dates limites des enquêtes, lorsque cela est possible, afin d’accueillir les deux groupes.
Lisez nos «Astuces et conseils pour travailler à la maison» pour en savoir plus sur l’épanouissement dans un environnement de télétravail.
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