Fournit par la contributrice à notre blog, Lindsay Scott : Depuis plusieurs années, je suis active dans un groupe de d’intérêt spécial de gestion de projet – PMOSIG (site en anglais) en Angleterre, qui est un groupe d’intérêt spécial bénévole dédié au PMO (Project Management Office) – Office du Projet, Programme et Portfolio. Faire partie d’un groupe bénévole qui planifie, organise et offre des conférences et des réunions s’est révélé une expérience intéressante. La « gestion d’événement », à mes yeux, est une version plus légère de gestion de projet. La clef du succès est de garder la gestion de projet à un minimum – ou si vous préférez « K.I.S.S. – Keep It Simple Stupid! », comme on dit en anglais, ou « faites simple et concis ». Donc, même si tout le monde dans notre groupe bénévole a une formation en gestion de projet, lors des premières années, nous n'avons pas utilisé d’outils pour planifier et gérer les conférences. C’était comme si nous avions pris la décision, inconsciemment, d’ignorer tout ce que notre profession recommande. Nous pouvons bien sûr prévoir notre événement en utilisant une serviette en papier, n’est-ce pas ?
Non.
La leçon la plus simple que nous avons retenue, et qui nous a fait complètement changer notre approche de la gestion d’événement, était que les membres de l’équipe devait savoir où nous en étions de la planification, ce que chacun d’entre nous devait faire, et la date d’échéance de chaque tâche (et sans le stress et les tracas !). À l’aide d’un calendrier de projet simple pour la gestion d’événement, nous avons apporté de la clarté au sein de notre équipe bénévole. Tout le monde pouvait accéder au calendrier ; ils pouvaient voir les tâches qui leur étaient assignées et l’impact que des retards produiraient. Ce qui a prouvé être particulièrement utile aux bénévoles était la possibilité de partager des informations sur le progrès et d’ajouter des documents – une aubaine quand vous n’avez aucun endroit centralisé de stockage des informations.
Le calendrier a aussi créé un sens d’urgence. Pour ceux d’entre vous qui ont été actifs en tant que bénévoles, vous comprenez facilement les différences entre les exigences d’un emploi, pour lequel quelqu’un est payé (leur activité professionnelle) et celles d’une activité qu’ils font pendant leur temps libre (en plus de tous leurs autres engagements personnels).
Les communautés de gestion de projet au sein d’organisations ont vu leur popularité augmenter en raison des bénéfices apportés par le transfert de connaissances et le partage d’expérience parmi les membres. Si vous souhaitez créer des événements similaires dans votre région ou même au sein de votre propre société voici une vue d’ensemble de ce dont vous aurez besoin pour planifier.
Remue-ménage et planification :
Juste comme pour commencer un nouveau projet, nous passons du temps à penser au thème ou à l’idée pour la conférence. Puis, nous commençons à discuter des détails – de quoi est-ce que la journée complète de conférence aura t’elle l’air ; combien allons-nous faire payer ; etc. – et à ajouter de nouvelles lignes à notre calendrier de base si cette conférence est différente de la dernière.
Sélection des intervenants :
Nous avions des intervenants différents à chaque conférence, choisis en raison de leur spécialisation et de leur capacité de s’adapter à notre agenda. Les intervenants doivent être gérés également et ils apprécient tout particulièrement les organisateurs de conférences qui sont bien organisés et leur donnent des dates et des informations de logistiques claires pour qu’ils sachent où ils doivent se présenter et quand.
Marketing de l'événement :
Plus vous avez de temps avant la conférence, plus vous pouvez en faire son marketing. Il s’agit en effet d’informer les gens pour qu’ils se souviennent de vous sans les assaillir. Il est important de parler de votre événement grâce à divers moyens – dans des groupes sur Linkedin, des postes sur Twitter ou dans un blog et dans une variété d’articles dans notre bulletin.
Logistique de la conférence et personnel :
Nous avons découvert que les conférences se passent beaucoup mieux quand nous passons plus de temps sur la préparation – pas de surprise, j’imagine, pour un groupe de professionnels de la gestion de projets ! Ceci voulait dire qu’il n’y avait pas de mauvaises surprises de dernière minute et nous pouvions nous concentrer sur le bonus. Par ceci, j’entends le fait que l’organisation nous a permis d’aider à nouer des relations plutôt que de laisser les participants au hasard des rencontres – nous pouvions faciliter des sessions interactives donnant une impression plus professionnelle plutôt que de simplement laisser les gens discuter entre eux – et nous avons pu répondre rapidement aux besoins individuels dans les cas où des problèmes pouvaient se présenter tel qu’avec les repas ou pour appeler des taxis à la fin de l’événement.
Évaluation :
Dans la phase de clôture – après la conférence – nous nous assurons toujours de réserver du temps sur ce que nous avons appris de l’expérience récente. Nous discutons de la manière dont l’événement s’est passé, selon notre propre point de vue ; nous lisons les commentaires et créons un rapport qui peut influencer le calendrier de la prochaine conférence. De cette façon, nous avons une boucle continue d’améliorations qui peuvent être facilement introduites dans notre calendrier initial de conférence, prêt pour le prochain événement dans l’avenir.
Voici notre modèle de gestion d’événement, dont les images dans cet article proviennent :
- Consultez la feuille de gestion d’événement avec budget
- Ouvrez une version modifiable dans Smartsheet